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ここでは、よくDXを活用する上で利用されるRPAの種類と導入の際のポイントについて説明をさせていただきます。RPAをこれから活用してみようと思っている方、RPAの選定でお悩みの方など。簡単ではありますが、要点を絞って説明させていただきますので、最後までお付き合いください。

1-1. RPAとは

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略で、ソフトウェアロボットによる業務プロセスの自動化のことです。今までは、人間が行っていたデータの入力や複製などの単純で定型的な事務作業を自動化し、従業員の工数削減やケアレスミスなどを無くすことで作業の効率、正確性がより高まります。

1-2. RPAの仕組み

RPAの仕組みを簡単に説明するとソフトウェアロボットに自動化させたい事務作業などを記録させたり、事務作業をフローチャート化したプロセスをドラッグ＆ドロップでソフトウェアロボットに設定することで今まで人間が行っていた作業を記録、設定した通りに行うようにします。記録させた作業は、ソフトウェアロボットにいつ実行させるかをスケジュールで指定することで自動的に作業を行ってくれます。

2-1. RPAを導入するメリット

RPAは日々の定型的な業務をソフトウェアロボットに自動化させて定型的な業務の工数削減やケアレスミスをなくし「業務の効率化・生産性の向上」を図ることができます。またRPAを導入する際に現在の業務を洗い出すことによっていままで把握できていなかった無駄な業務などを見つけることもできます。

そして今後の人口減少による労働力不足や長時間労働による従業員の不満を解消することも可能になります。現在はまだ人手に頼ることもできますが、これから先を考えたときにはいかに業務を効率化することができるのかが大きな課題となります。その解決手段の一つとしてRPAを導入するというメリットがあります。

2-2. RPAを導入するときに気を付けたいこと

RPAは大きなメリットをもたらす可能性がありますが、導入をする際に気を付けておいた方が良いポイントがあります。まずは費用についてです。導入する際の費用もさることながら運用していくにもメンテナンスや調整などの費用がかかってきます。現在の業務をRPAに置き換える際にメンテナンスは自社で行い費用を削減するなど先を見据えた費用対効果を考えておくことが重要です。

RPAは様々な理由で止まってしまう可能性もあります。例えばネットワークの切断やOSやブラウザのバージョンアップなど様々です。そういったトラブルが起こった場合でもすぐに対応できるようにマニュアルの作成や導入したベンダーのサポート体制の確認などをしっかりと準備して多く必要があります。

3. RPAの種類

RPAには様々なタイプがありますが、今回は４つのタイプご紹介いたします。

①デスクトップ型

デスクトップ型は社内で普段使われているPCにインストールして利用するタイプです。サーバーなどに接続しなくても利用できますが、普段利用している

PCのリソースを使うため他の作業の効率が落ちたりするデメリットもあります。

②サーバー型

自社のサーバーやクラウドサーバーなどに接続して利用するタイプです。ロボットを一元管理できたりロボットを利用中でもPCのリソースが使われないため他の作業の効率が落ちにくくなります。一方自社でサーバーを準備したりネットワーク環境を整える必要があるのでその分費用が高くなる可能性もあります。

③オンプレミス型

オンプレミス型は、PCや自社サーバーにRPAをインストールするRPAで、先ほどの「デスクトップ型」「サーバー型」は、オンプレミス型にあたります。

④クラウド型

クラウド型は「SaaS型」とも呼ばれており、クラウド環境のSaaS（ソフトウェアサービス）を使用して、ブラウザ上でソフトウェアロボットを稼働させます。

4. RPA選定のポイント

①費用で選ぶ

デスクトップ型やサーバー型さらにオンプレミス型やクラウド型と言った種類によっても費用はかわります。初期費用だけでなく運用やメンテナンスなどのランニングコストなど費用対効果をしっかり計算して選ぶことが大切です。

②操作性で選ぶ

RPAツールはPCの初心者でもわかりやすくドラッグアンドドロップなど通常の業務で使っているスキルだけでも利用できるものも増えています。自社にITに精通した人材がいない場合には誰でも扱えるようなRPAツールを選択する必要があります。自社にシステム部門がある場合でも実際に利用するのは現場の方なので現場が使いやすいツールを選択することが大切です。

③拡張性、柔軟性で選ぶ

実際にRPAを運用していると他の業務をロボット化したい要望やより使いやすくしたいという要望がでてきます。その時にしっかりと対応できる拡張性や柔軟性をもったツールであることも重要です。

④サポート体制で選ぶ

RPAツールが突然動かなくなった！などのトラブルがあった際の対応も必要です。特に社内にIT人材が育っていない場合などはベンダーへサポート依頼することがあるとおもいます。サポート窓口の対応時間や電話かメールなのかと言った対応方法、費用などIT人材がまだいない企業にはサポート体制も重要です。

⑤セキュリティで選ぶ

特にクラウド型のツールでは情報漏洩などのリスクが付きまといます。社内で構築するオンプレミス型でもちょっとした設定のミスなどで情報漏洩は起こりえます。ツールの選定にはセキュリティの面から選ぶことも考えておく必要があります。

5. まとめ

いかがでしたしょうか？

RPAの種類と選定方法について認識を深めていただけましたでしょうか。

RPAはその説明だけ聞くと簡単に業務の効率化や工数の削減などが実現できてしまうと思われがちです。しかし導入するには現在の社内の環境や現場の状況、それらをしっかりと把握したうえで費用対効果を算出し導入をする必要があります。

しかしRPAを実際に導入し、運用することができれば業務の効率化による労働時間の削減により従業員の満足度も上がり今後の人口減少による人手不足にも対応できるようになります。

まずはRPAについて、どの種類を選べばいいのか、どのような視点で選べばいいのかをきちんと把握したうえで導入することをお勧めします。

スムーズにRPAを導入するにあたっては既に知識を持ったデジタル人材を採用してみても良いかもしれません。

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