働き方改革の浸透や、デジタルツールの普及により、大企業に限らず、テレワークやリモートワークに取り組んでいる企業は増えてきています。

数年前までは、テレワークを導入している企業は少なかったですが、もはやテレワークに取り組んでいない、取り組める環境が整備されていない企業は遅れていると思われてしまうかもしれません。

そこで今回は、これからテレワークを本格的に導入していきたいという方向けに、テレワーク進め方についてお伝えします。

1．テレワークとは

まず、「テレワーク」という言葉の意味についてです。

テレワークとは「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語になります。

そして、近年発展が目覚ましいデジタル技術を活用し、これまでのように決まった時間に出社して仕事を行うのではなく、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方をすることがテレワークになります。

また、一括りにテレワークといっても様々な種類があります。

自宅で仕事をする在宅勤務や、移動や移動の間に仕事をするモバイルワーク、コワーキングスペースなどを活用してオフィス以外で仕事をするリモートワークなどもテレワークに該当します。

このようにテレワークには様々な実践方法があるため、事業内容などを加味し、自社のデジタル担当者やシステム会社などと連携を取って適切な形で導入を進めることが重要です。

2．テレワークの具体的なやり方4選

テレワークにはいくつかの実践方法があります。

この章では、どのような形でテレワークを進めていくのかという具体的なやり方をお伝えしていきます。

①会社のPCを持ち出す

まず1つ目としては、いつも会社で使用しているPCを持ち出して仕事をするという方法があります。

特に新たに大がかりな設備投資などは必要ないため、まだテレワークを導入していない会社にとっては取り組みやすい方法になります。

また、従業員としてもいつもと同じPCで仕事をすることになるため、新しく覚えることもなく、負担も少ないです。

しかし、会社の情報を社外に持ち出すことになるため、セキュリティに関しては万全の対策が必要です。

USBなどの外部メディアとの接続制限などを事前に確認してから、導入を進めるようにしましょう。

②クラウドサービスを活用する

2つ目の方法として、クラウドのサービスを活用するというやり方があります。

これは、インターネットを経由してクラウド型のビジネスアプリケーションを活用し、テレワークの環境を整備する方法です。

クラウドサービスを活用すれば、ハードウェアの導入は不要となるため、コストを抑えてテレワークを実施することができます。

また、中には無料で活用できるクラウドサービスもあるため、手軽に取り組むことができるでしょう。

ただし、無料サービスはセキュリティ面で不安が残る場合もあるため、本格的にテレワークを推進する際には、有料のクラウドサービスを利用することをおすすめします。

③リモートデスクトップを活用する

3つ目はリモートデスクトップを活用して、テレワークを導入するという方法です。

これは、会社のPCのデスクトップ環境を、別の端末を利用して自宅などから遠隔で操作するという方法です。

会社でいつも使っているデスクトップ環境をそのまま使うことができるため、従業員への負担は少なくなります。

また、遠隔で操作するため、データなどを社外に持ち出す必要が無く、セキュリティ的にも安心です。

モバイル環境で使用できる端末を支給していない場合は、新たにコストがかかりますが、それ以外には大掛かりな設備投資は必要ではないため、スタートしやすい方法になります。

④仮想デスクトップを活用する

4つ目は、会社に設置されているサーバーから提供される仮想デスクトップに遠隔からログインするという方法です。

リモートデスクトップと似たような方法ですが、仮想デスクトップはVDI（Virtual Desktop Infrastructure）というサーバーにアクセスするという点が異なっています。

つまり、VDIサーバーが必要となるため、まだ導入していないという企業にとっては新たに導入コストがかかることになります。

ただし、リモートデスクトップを活用する方法と同様に、仮想デスクトップを活用する場合もデータが社外に持ち出されることはないため、セキュリティ対策を図ることができます。

3．テレワークに必須のデジタルツール

前の章ではテレワークに取り組むために必須となる環境整備の方法についてお伝えしました。

しかし、実際にテレワークを円滑に進めるためには、他にもデジタルツールを活用することも重要です。

この章では、テレワークをより効果的に進めるためのツールについてご紹介します。

①社内コミュニケーションツール

テレワークでは、従業員がそれぞれの自宅やコワーキングスペースなどで仕事をするようになります。

そのため、オフィスで働くのとは違い、気軽に上司に相談したり、部下とコミュニケーションをとることが難しいです。

そこで重要となるのが社内コミュニケーションツールです。

メールなどとは違い、いちいち件名を入力したり、形式を整えたりする必要が無く、スムーズにコミュニケーションを取ることができます。

無料で活用できるツールもあるため、テレワークを導入する際には、同時に社内コミュニケーションツールも導入するようにしましょう。

②Web会議ツール

テレワークの中では、対面で会議をすることができません。

そこで必要となるツールがWeb会議ツールです。

Web会議ツールがあれば、参加者の居場所を考慮しての日程調整や、会議室の取り合いなどが必要なくなります。

Web会議ツールには、無料で利用できるものもあれば、有料でのみ利用できるツールもあります

導入しやすいのは無料のツールですが、会社としてのセキュリティなどを考慮をするのであれば、有料のツールを導入すると良いでしょう。

③勤怠管理ツール

テレワークには、いつでもどこでも仕事ができるというメリットがありますが、その分ちゃんと仕事をしているか把握できなかったり、仕事とプライベートが切り分けられなくなるなどのデメリットも存在します。・

特に労働時間を正しく管理することは企業として非常に重要です。

そのため、テレワーク下でも従業員の勤務状況を把握できるような勤怠管理ツールを導入するようにしましょう。

④共同編集ツール

テレワーク環境下では、ひとつの業務を従業員同士で相談しながら進めていくことが難しいです。

そこで役立つのが共同編集ツールです。

共同編集ツールを活用すれば、インターネット上で、ひとつのプロジェクトを複数人で同時に編集しながら進めることができるようになります。

また、変更履歴が残るため、万が一データが消えてしまうなどのトラブルが起きたとしても、復元することができ安心です。

テレワーク導入にかかわらず、生産性アップのためには重要となるツールのひとつと言えるでしょう。

⑤電子契約システム

テレワークの環境は整備したが、ハンコが必要になる書類作成に関しては、出社しなければならない。

このような体制では、効果的にテレワークを推進できているとは言えないでしょう。

こういった課題を解決できるのが電子契約システムです。

電子契約システムを活用すれば、わざわざ出社せずとも、署名の入った書類を作成することができます。

ままた、ペーパーレス化を図ることができるため、印刷代などの削減にもつながるでしょう。

4．まとめ

いかがだったでしょうか？

デジタルツールの普及により、中小企業でも取り組みやすくなったテレワーク。

始めることは容易かもしれませんが、生産性アップやセキュリティ対策を考慮すると、自社に適した環境を整備していくことが重要になります。

まずは、社内で自社に合ったテレワークの環境について検討し、テレワークの環境整備などを進めているシステム会社などに相談してみるのが良いかもしれません。

また、デジタル人材採用.comでは、テレワークの導入をサポートしております。

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