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昨今、新型コロナウィルスが蔓延しており、今年に入ってからは感染者が急減に増えている状況で、働き方の見直しをする時期になっております。各企業、リモートワークやペーパーレスなどを積極的に進めておりますが、会社に掛かってくる電話の対応や会社に送達される郵便物の対応は、頭を悩める代表格ではないでしょうか。

ここでは、会社に掛かってくる電話を自宅でも、外出先でも、会社以外の場所で対応できる電話交換機のクラウド化について、ご説明させていただきます。

1. 電話交換機の役割

ご存知の方もいらっしゃると思いますが、電話交換機（PBX・Private Branch eXchangerの略）とはオフィスに掛かってくる電話を使いやすくする装置になります。

具体的には、オフィス内で使用される内線の制御であったり、複数の回線を収容し受発信の制御をしてくれたり、電話利用を簡単に便利にする機能を提供してくれるものです。

更には、業務時間外になれば時間外の応答メッセージを自動で流したり、別の装置を繋げて外線通話の全て通話録音をするなど、様々な事ができます。

一方で、PBXは非常にコストの掛かるものです。PBXを利用するには、PBX本体とオフィス電話機が必要になります。一般的にオフィス電話機は従業員の人数分を揃えている企業が多いと思います。そのオフィス電話機には、様々な機能がついており、１台あたり数万円～となっていますので、人数分を用意すれば、かなりの費用になってしまいます。

2. 電話交換機のクラウド化とは？

IT技術が向上し、インターネット環境が整備され、登場したものが電話交換機をクラウド上に乗せた、クラウドPBXです。

下の図は、クラウドPBXの簡単な構成図です。クラウドPBXは、インターネット網を利用して電話機との通信を行いますので、利用場所の制限がなくなります。更には、スマートフォンを内線化できる機能を搭載しているものもありますので、外出先や自宅でも会社の電話に対応したり、会社の電話回線を使って発信したりすることが可能になります。また、PBXと電話機の間はインターネット網を利用しておりますので、追加で通話料や通信料がかかることはありません。（※1）

本来、PBXは、購入（リース）して使用するものでしたが、クラウドPBXの登場で、購入せずに月々の使用料を払うことで、使用できるようになり、初期費用の負担が大きく軽減されます。

※１：Wifi環境が整っていれば、通信費は発生しませんが、Wifi環境のない場所で通信した場合、スマートフォン自体の通信が発生して、携帯電話契約の内容によっては、費用が発生する可能性があります。

3. クラウドPBXを利用するメリット

① 導入時のコストを抑えられる

従来のPBXは高額でありましたが、クラウドPBXでは、サービスを利用するだけですので、ハードウェアを購入せずに利用することが可能です。

② 場所を問わず使用できる。

前頁の図で分かるように、インターネット網を利用していますので、インターネットが利用できれば、どこでも会社の電話を受けたり、掛けたりすることが可能です。自宅に光回線等のサービスをお持ちであれば、安定して会社の電話対応が可能です。

③ PCを電話として連携が可能

電話の機能を制御する専用のアプリケーションをPCにインストールし、下のようなUSB接続の電話機を利用すれば、PCを電話機として使用することが出来ます。費用もオフィス電話機に比べ、１台あたり１万円以内で購入できます。

④ 既設のＬＡＮ環境をそのまま利用可能

従前のPBXと電話機の間は、LANネットワークとは別の接続をしていましたが、クラウドPBXは、LANネットワークを利用して通信を行いますので、既設のLAN環境がそのまま利用できます。

⑤ スマートフォンを内線化することが可能

スマートフォンに専用のアプリケーションをインストールすれば、インターネットを介して、PBXとスマートフォンが通信して、電話端末として機能します。

4. クラウドPBXを利用するデメリット

① 月額利用料金が発生する

当然ですが、サービスを利用するにあたり月額制の利用料金を支払う必要があります。回線数や利用ユーザー数によって、課金管理を行っているサービス提供会社が多いようです。

② 導入時に電話番号を変更される場合がある

クラウドPBXサービスに変更することにより、従来から使用していた電話番号を変更しなければならない場合があります。継続利用するには、以下の２つの条件のいずれかを満たす必要があります。

• NTT東西日本の光回線の利用
• NTTひかり電話への番号ポータビリティが可能な電話番号

クラウドPBXサービスが利用しているインターネット回線の殆どが、NTT東西日本の光回線を利用しています。そのため、NTT東西日本の光回線が利用できる電話番号でしか、継続利用ができない傾向にあります。

ただ、NTT東西日本の光回線以外で契約した電話番号であっても、NTT東西日本の光回線で利用できる電話番号もありますが、一方で、光回線では利用できない電話番号もあります。

このあたりのことは、詳しい方に確認する事が一番です。導入前に、クラウドPBXメーカーに十分、確認するようにしましょう。

③ 発信できない番号がある

必ず発信できないという訳ではありません。

クラウドPBXサービスでは、050等のIP電話を利用したものと、03や06等の市外局番を利用するものがあります。前者のIP電話を利用したサービスでは、緊急電話（110や119等）への架電ができません。

今の時代、スマートフォンをそれぞれが持っていますので、万一の時でも、対応することは可能であると思われますが、事前に周知しておく必要はあります。

④ セキュリティはサービス提供会社に依存する

当然ではありますが、PBXの環境を構築するのは、サービス提供会社です。昨今、インターネット環境におけるサイバー攻撃等が増加しております。会社の資産を守るためには、厳重なセキュリティ対策が必要となります。

クラウドPBXを導入検討する際には、製品やサービスの口コミを確認したり、障害等の情報や、障害時の対応や対策がきちんと行われているか、確認することが重要です。

5. クラウドPBXを利用した機能について

◆座席表アプリケーション

前述したようにPCとの連携が可能となり、PCにUSBフォンを接続することで、PCで電話の操作が可能になります。

連携が可能になったことで、PC画面に座席表を表示させ、マウスで座席をクリックするだけで、クリックした座席の従業員へ内線が掛けられます。一々、番号をプッシュすることなく、クリックするだけで電話をかけることが実現できました。また、席替えもあったりしますが、座席情報と従業員情報をデータベース化することで、席替え対応なども容易になります。

更に、この座席表に、その日の勤怠情報を付加すれば、内線する際に、今日は勤務状況（休みやリモートワーク、外出など）も一目で把握できるようになります。

6. まとめ

いかがでしたでしょうか。

電話交換機（PBX）の対応年数は、概ね５年です。既に多くに企業で、リモートワークなどの検討を行っておられると思いますが、PBXをクラウド化することで、リモートワークの実現は一歩進むものと思われます。

また、クラウドPBXを利用したアプリケーションもアイデア一つでもっともっと広がりを見せることが出来、業務の効率や精度も上がるはずです。

このようなアプリケーションを制作するには、システム開発等を行ってくれる会社へ依頼するか、社内で制作できる体制を作らなければなりません。前者であれば、アプリケーションは完成したが、修正や追加機能などの対応は、また依頼をすることになります。システム開発を内製化するには、ITエンジニアの採用が不可欠になります。

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