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お世話になっております。デジタル人材採用.com編集部です。

近年政府が推奨する働き方改革や、新型コロナウイルスによる出社人数の制限等の要因により、働く人数を極力増やさずに生産性向上を行う必要が出てきました。

そこで現在注目されているのがRPA(ロボティックプロセスオートメーション)というソフトウェアです。従来のソフトウェアよりも比較的低単価で導入することができ、かつ短期間で導入が可能なソフトウェアとして注目を集めています。

この記事では、RPAとは何か、導入するためにはどのような準備が必要かを解説していきたいと思います。

この記事をご覧になっていただき、ご参考にしていただければ幸いです。

1.RPAとは

RPA(ロボティックプロセスオートメーション)とは、人間がコンピュータ上で行っている提携作業をロボットに記憶させ、自動で行わせることを指します。今まで人間が行っていた業務を代わりに行う存在という意味で、仮想知的労働者（デジタルレイバー）と呼ばれる場合もあります。

表計算ソフトやメールソフト等の単一ソフト内の業務自動化に留まらず、これら複数のソフトをまたぐ業務プロセスも自動化することができます。

一般的に、RPAに置き換えやすいと言われている業務は以下のようになります。

1-1.ルール化がしやすい業務

決められた作業フローや決まったルールに基づく業務などについては、RPAを利用することで比較的簡単に効率化することができます。例えば、送られてきたメールを件名によって振り分けてフォルダに格納したり、契約書等の重要な書類の記載漏れが無いか確認したりするといった業務はルールを決めておくことにより簡単に自動化することができます。

学校の記述式問題の採点やWebアンケートの自由記述欄の集計等、ルール化が難しい業務には不向きです。

1-2.繰り返し行われる業務

RPAの特徴は、一度業務プロセスを覚えさせることにより故障等の問題がない限り動き続けるということです。問い合わせのあったお客様のデータ入力や、Webの自社に対する口コミの集計等繰り返し行われる業務にはRPAは向いているでしょう。

1-3.コンピュータ上のみで行われる業務

RPAはコンピュータ上で行われる業務を自動化するものです。そのため、メールのフォルダへの振り分けや各業界のポータルサイトからのお問い合わせ情報を記載したメールを集計し記録するなどの業務は簡単にRPAで自動化させることができます。

2.RPAによる自動化のメリット

ここまではRPAの概要をご紹介いたしましたが、ここからは企業がRPAを導入するメリットについてお伝えいたします。主なメリットは定型業務に割く時間の削減ですが、RPA導入のメリットはそれだけではありません。

2-1.バックオフィス部門にかかるコストの削減

RPAの主に業務効率化を行う範囲としては経理、事務等のバックオフィス部門と呼ばれる部門の定型業務が中心となります。RPA導入によりこれらの定型業務を行う従業員の人数を削減することができ、人件費の削減を実現することができます。削減した人件費は、営業や企画等の完全に自動化できない部門の人員増強にも使用することができます。

2-2.人為的ミスの削減

RPAは決められたルールに基づいて作業を正確に行うので、人間のようなミスを起こしません。人の手で行われる仕事には、どうしても抜け漏れなどのミスが発生しやすいものですが、RPAは記憶させる業務プロセスに問題がない限りミスなく仕事を続けてくれます。

2-3.業務プロセス変更にも柔軟に対応

従来の業務効率化ソフトウェアですと、新規の業務プロセスに変更になった場合にプログラミングを用いてロボットに覚えさせる業務を変更させる必要がありました。しかしRPAではプログラミングを直接操作することなくノーコード(※1)による業務プロセスの変更が可能になりました。現場の業務担当者が業務プロセス変更のやり方さえ知っていればその場ですぐに業務プロセスを変更することができます。

※1：コーディングを行うことなくソフトウェアが行う業務プロセスを設定することができること

3.RPA導入に向けて行う準備（業務精査編）

RPA導入のためには、行うべき準備がいくつかあります。むやみやたらにRPAを導入しても使いこなすことができず結果的に業務時間が増えるといった事態にもなりかねません。ここではRPA導入までのプロセスと行うべき準備について解説いたします。

まずは、RPAを導入するまでの一般的なプロセスについてご紹介いたします。

3-1.現在の業務プロセスを可視化する

先ほどもお伝えしましたが、むやみやたらにRPAを導入しても業務効率化には繋がりません。どの業務にRPAを導入するかを考える必要があります。そのためには、現在の業務プロセスを見える状態にしておくことが重要です。

• 一連の業務に費やす時間
• 業務に必要な人数
• 業務にかかる手間（例：細かいチェックが毎回どれぐらい必要か等）

といったところを可視化しておくことをお勧めします。

3-2.RPAツールの比較検討・お試しで導入

ひとえにRPAツールと言っても、価格帯や向いている業務ごとに導入すべきRPAツールは異なります。クラウドで使用できる多くのRPAツールは無料お試しサービスにより試験的に導入することができます。

そしてお試しで導入した後は、導入後の効果検証を行います。

• 削減された時間
• 削減された人員
• どのような業務が人の手を加えずに行うことができたか

といったところを洗い出します。

RPAのお試し導入により計画段階では分からないことも分かるようになりますので、そういったことをまとめ、本格導入するツールを選ぶ際の比較検討の材料にします。

3-3.改めて課題を抽出

お試しを実施した結果を踏まえて、よかったことや課題を洗い出します。実際に導入して気づいたことや、改善案を明確にした上で、その後もトライアルを続けるか新しいツールのトライアルをしてみるかを検討していきます。お試しは１つのツールだけで終わらせず、複数ツールをお試ししてみることで比較検討がしやすくなり、本格導入の際に納得して導入することができます。

3-4.導入する業務、ツール決定

複数のツールをお試し導入することで、導入すべきツール、導入すべき業務が徐々に明確になっていきます。導入すべきツール、導入すべき業務が決定したら実際にRPAツールを導入します。いきなり導入するのではなく、導入前に導入する業務を行う部門の従業員にツールの使い方の説明やトラブルが起こった際の対処方法を説明してから導入するなど、導入後に現場の従業員が慌てずにツールをつかいこなすための準備が必要です。

3-5.効果測定・業務プロセスの改善

導入して終わりではなく、導入前と導入後にどう変わっていったかを測定します。

具体的には

• 導入前と導入後の業務に対する所要時間の変化
• 必要になる人員

等を測定していきます。

もし業務時間が減っていない、又は以前より業務が煩雑化した場合はRPAに任せる業務プロセスを変更したり、人間に任せる部分の業務を変更したりする必要があります。

ここまではRPA導入までの手順をお伝えしましたが、特に準備の際に気を付けるべき点を挙げていきます。ここでは、主に自動化する業務を選定する際の注意点をお伝えいたします。

3-2-1.現場の声を聞いた上で業務の洗い出しを行う

多くの場合、RPA導入後はロボットの作成や修正、実行といった運用は現場が担うことになります。現場の声を聞かずに導入を進めると現場がRPAを使いこなせずかえって業務が煩雑になりかねません。例えば、月末に30分/人かかる業務があったとします。他の業務より業務時間が短いからといって、負担にならない業務とは限りません。実はその部署は月末に業務が集中し、月末の30分だけでも負担になっている可能性もあります。こうした業務こそ自動化を考える対象となりえます。単に削減時間と費用対効果の数字だけに注目せずに、現場が本当に自動化してほしい業務を適切に拾い上げることが重要になります。

3-2-2.現場が「面倒」だと思う業務を挙げてもらう

現場へのヒアリングの際に「自動化したい業務を挙げてください」と聞いても適切な回答が得られるとは限りません。現場の従業員がRPAに関して知識があるわけではないので何が自動化できて何が自動化できないかは分かりません。RPA導入の目的の１つは「現場の負担の軽減」でありますので、現場で「負担」や「面倒」に思われている業務を聞き出しましょう。ヒアリングだけでは自動化する業務を特定できないので、「負担となっている業務を10個洗い出してください」など、複数挙げてもらってもいいでしょう。

3-2-3.自動化する「部分」を見極める

業務を自動化するといっても、業務プロセスのすべてを自動化する必要はありません。繰り返しますがRPAの目的の１つは「現場の負担軽減」ですので、業務プロセスの中で負担となる部分だけ自動化することで導入までにかかる費用や期間を適切に削減することができます。

4.RPA導入に向けて行う準備（人材確保編）

ここまではRPAを導入する上で必要な準備を業務の洗い出しという面で見ていきました。

しかし、RPAはツールを導入して終わりではありません。RPAを適切に運用し業務効率化、ひいては生産性向上を行うためには適切に運用できる人材の確保が必要になります。それでは、RPA導入に向けて人材をどう確保するかについてご紹介いたします。

4-1.社内で育成

RPAを運用するのは現場の従業員になります。社内文化・業務内容を理解している人材がRPAを扱った方が効果的に運用することができます。

RPAツールの製造元・販売元は、RPAツールの操作方法の研修も提供している会社が多いです。研修サービスを利用し、社内の人材をRPA人材に育てることが出来ます。 ただし、普段の業務と兼任してRPAの研修を行うことになるので、ある程度の時間が確保できる人材に任せると良いでしょう。

4-2.直接雇用による採用

社内でRPA人材を育成することが難しい場合は、採用により人材を確保するという選択肢もあります。新規に雇用することで既存業務もなくRPA導入・運用に集中させることができ、かつ知識・経験を持った状態であるため育成にかかる時間も少なく済みます。しかし、RPAに対する需要は年々増加しているため、いつでも採用できるわけではないという点に注意が必要です。

4-3.アウトソーシング（SES）

直接雇用でなくても、アウトソーシングによる人材確保も可能です。エンジニアを確保するための手段としてSES（システムエンジニアリングサービス）があります。SES企業と契約を結び、エンジニアに一定期間会社に常駐してもらい業務を行ってもらうという方法です。必要な人材を必要な期間だけ契約し確保できるため直接雇用より容易に人材を確保することができます。

5.まとめ

いかがでしょうか。

RPAとは何か、導入するメリットや導入する上で行う準備について解説いたしました。社内でRPA人材を育成する方法もありますが、社内で育成するにも工数がかかります。直接雇用やアウトソーシングにより必要な人材を確保することも有効な手段になるでしょう。

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