事件処理の効率化を図る!法律事務所のタスク管理のデジタル化とは
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法律事務所におけるタスク管理の重要性やタスク管理のデジタル化について、説明をさせていただきます。筆者は、20年以上、法律事務所における法務サービスのシステム化に携わってきました。法務サービスのシステム化と言っても、スケジュール管理や顧客管理、タスク管理など、個々の機能は他の業種でも使われている機能ではありますが、組み合わせによって、構成しております。ただ、そんな中でもタスク管理は、非常に重要視をしてまいりました。このような経験則も含めて、説明させていただきます。
1. 法曹界の状況
随分前から、日本でも民事訴訟の手続きをIT化する話しが持ち上がっていましたが、2020年からコロナウィルス感染予防の影響もあり、裁判所と弁護士をオンラインでつなぎ、期日開催をMicrosoft TeamsによるWeb会議形式が導入され、随分と活用されるようになりました。
一方で、申立の訴状や答弁書については、20年前よりあまり変わっておらず、紙による訴状を郵送にて裁判所へ送る、もしくは持ち込む形態になっています。ただ、こちらに関しては、2025年に民事訴訟の手続を全面的にデジタル化へ向けるべく、すでに専門の部署を立ち上げ、準備に向けた作業が進められています。
また、弁護士側の環境も少しずつ変化しています。SIerやソフトウェアベンダーが、事件管理などのアプリケーションやクラウド・サービスを提供し、弁護士の事務処理もシステム化は進んでいます。ただ、このような環境を利用できるのは、大手あるいは、中堅の法律事務所で、その数はそれほど多くはありません。多くの法律事務所は、弁護士1~2名、事務員が数名という規模が多く、システム化やクラウド・サービスの利用にコストをかけられていない状況です。
2. 事故やトラブルの原因になるタスク管理の課題
事務所の大小がありますが、いくつもの事件処理が同時に進むケースは、弁護士事務所では普通の状況です。そんな中で、ついやるべきことを失念してしまったという場面は、あろうかと思います。
そのような場面でも、やるべきことがしっかりと管理されていれば、事故やトラブルには至らないはずですが、デジタル化がされていないために、担当者の記憶で管理されていることはないでしょうか。
例えば、破産申立事件を受けた場合、順調に事件処理が進めば、3~4ヶ月後には、申立の訴状を裁判所に提出することができると聞きますが、様々な事情で作業が先送りになる、あるいは作業の順序を入れ替えるなど、イレギュラーな状況が発生します。
このようなイレギュラーな事態が、それぞれの案件でも発生してしまうと、それこそ失念が発生することが考えられます。
ある弁護士から聞いた話しですが、それぞれの事件処理では、それぞれやるべきことがある程度決まっており、やるべきことを案件毎に把握し、管理すれば、事故やトラブルは発生しない、防ぐことが出来るということでした。
そこで、考えたことがタスク管理のデジタル化です。
3. 具体的なタスク管理のデジタル化
では、具体的にどのようなタスク管理があるでしょうか。破産申立事件を例にして説明をいたします。
①必要書類の依頼と管理
ご存知のように破産申立を行う場合に、依頼者が取得する必要書類があります。ただし、依頼者の状況によって、必要となる書類が変わってきます。この場合、Excelに必要書類の管理シートを作成し、依頼者の状況を入力し、関数やマクロを駆使して、依頼者に即した必要書類を提示する仕組みを作成すれば、依頼者毎に状況を確認して、必要書類を積み上げる作業が必要なくなります。また、そのExcelを用いて、依頼者から必要書類が提出されたかの管理も容易に行なえます。更には、これをシステム化すれば、より効率的な管理が実現可能です。
②完成した申立書の弁護士決裁
すべての作業を弁護士が行えれば、この工程は不要ですが、現実的には事件処理を効率的に行うために事務員の作業の幅を広げることが望ましいと考えます。事務員が作成した申立書をそのまま提出することは、後々問題になる可能性がありますので、弁護士が確認する必要があります。ただ、完成した申立書を印刷して、弁護士に渡しても、その書類が他の事件の書類と紛れてしまう等、効率的に進まない場合もあります。この工程をシステム化することで、確認すべき申立書が管理でき、行方不明になることもなく、また申立書を印刷せず、電子データのまま弁護士が確認することができます。コスト削減にも繋がり、決裁漏れが生じることもなくなります。
③依頼者との申立書の内容確認
タスク管理とは言えないかもしれませんが、従前この作業は、依頼者が事務所を訪れ、申立書を見ながら確認を行う、あるいは、電話で双方が申立書を見ながら、確認を行うなどの作業でしたが、このコロナ禍で普及したWeb会議のシステムの画面共有を利用すれば、比較的容易にかつ、依頼者が手元に申立書がなくても確認作業を行うことが可能になり、効率的に進めることができます。
他にも例はありますが、ちょっとした事で作業や管理のデジタル化を進めることで、事件処理の効率化に繋がります。ぜひ、今の作業工程を今一度、見直してみてはいかがでしょうか。
4. まとめ
債務整理事件に限らず、他の事件でも、また、他の業種でも、作業のタスク管理は、とても重要なことであり、更にデジタル化を進めることで、作業の効率化や生産性の向上にも繋がります。ちょっとした工夫やシステムツールの利用で変化をもたらすことが可能です。
また、デジタル化を進める上では、それらを活用できるスタッフが必要になります。社内で育成するには、時間が掛かりますが、即戦力社員を採用することで、対応できる幅が広がります。
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